Audit nemá být zkouškou, při které má auditovaný dokazovat svou bezchybnost. Úkolem auditovaného je popsat skutečnost, doložit ji důkazy a ukázat, jak jeho práce zapadá do fungování organizace.
Třeba se vám tohle desatero bude hodit.
- Chovám se profesionálně.
K auditorovi a jeho týmu se chovám slušně a s respektem, totéž očekávám od něj. Nehádám se s auditorem. Věcná diskuze je samozřejmě v pořádku. - Na otázky auditora odpovídám pravdivě a věcně.
- Odpovídám pouze na položenou otázku a držím se jejího předmětu.
Bez rozsáhlé omáčky, která se netýká původního dotazu auditora. - Opírám se o fakta a důkazy.
Odpověď podle možností doložím relevantními důkazy.
Může jít například o záznam v systému, dokument, e-mail, výsledek měření apod. Pokud se na danou činnost vztahuje směrnice nebo pracovní návod, vím, kde je tato činnost popsána.
Dělám to tak a tak, jak je uvedeno ve směrnici nebo pracovním návodu. Výsledek je zaznamenán v systému, dokumentu, e-mailu apod. - Přiznám, když něco nevím.
Vhodná odpověď: „Nevím, ale zjistím to.“ - Znám svůj proces a rozsah své odpovědnosti.
Jsem schopen vysvětlit, jakou činnost ve společnosti provádím, na které činnosti moje práce navazuje a co má být výsledkem mé činnosti. - Znám cíle a vím, kde jsou definovány. Znám aktuální stav cílů.
Manažeři by měli znát aktuální stav a fakta související s cíli svých procesů. Ostatní pracovníci by měli znát své operativní cíle. - Mám přehled o rizicích a příležitostech, které se týkají činnosti, kterou řídím nebo provádím. Nově zjištěná rizika beru v potaz, řeším je v rámci své odpovědnosti nebo o nich informuji nadřízeného.
- Myslím na to, jak moje práce přispívá k vytváření hodnoty, ke zvýšení kvality služby nebo produktu a jak to ovlivňuje spokojenost zákazníka.
- Vnímám audit jako příležitost ke zlepšení.
Při odpovědích se zamyslím, jak by šla moje činnost zlepšit. Přemýšlím o tom, co dělám a jak to dělám. Jde o zlepšení činnosti nebo procesu. Nejde jen o záznamy v informačních systémech a dokumentech.
Zlaté pravidlo auditované osoby
Říkej pravdu, ukaž důkazy, popisuj skutečnost a vnímej audit jako nástroj zlepšování, nikoli jako hrozbu.
Závěr
Hodně záleží na kultuře ve firmě. Tam, kde chybí kultura zlepšování, mohou pracovníci audit podstupovat s obavami, jaké nepříjemnosti jim zjištěná chyba přinese.