Za svoji kariéru jsem se mnohokrát setkal s přístupem, kdy vedení společnosti mělo pocit, že vše , co je nějak spojené s auditem je záležitostí pouze kvaliťáka. Takový přístup ale ukazuje na nepochopení role auditu a systému managementu jako celku. Každý audit je záležitostí, kterou má vedení společnosti brát opravdu vážně a hned si řekneme proč.
Dobře provedený audit poskytne informace o fungování jednotlivých částí firmy. Jestli se někde objevují chyby, jestli všichni vědí, co mají dělat, jestli výsledky jednotlivých činností mají svého příjemce a jsou tedy skutečně pro něco využity. Už několikrát jsem se setkal s tím, že výsledek něčí činnosti, třeba nějaký pěkný dokument se vytiskl, podepsal, naskenoval a pečlivě uložil. Papírový dokument do šanonu a elektronická kopie na síťový disk. Jediná „malá“ vada na kráse byla, že to nikdo nikdy nepotřeboval.
Správně zorganizovaný a provedený audit tedy vedení ukáže, jestli
jsou procesy ve vaší společnosti nastaveny správně, případně upozorní na slabší stránky a možnosti ke zlepšení. Třeba právě na to, zda se někde nehromadí papíry, nebo ještě hůře, jestli se někde nehromadí skladové zásoby, zmetky či nevyřízené úkoly. Správný audit může odhalit i to, jestli je to nejdražší, tedy zpravidla zaměstnanci, využíváno ke smysluplné činnosti, za kterou je zákazník ochoten zaplatit.
Jedno ze základních rozdělení auditů je na „interní“ a „externí“ audit. Dále v tomto článku se budu věnovat auditu externímu. Konkrétně půjde o případ, že nějaký externí auditor přijede k nám do firmy.
Hlavní zásady
Zásada číslo 1
a) V průběhu celého roku neustále dohlížejte na to, jestli si celý
management organizace plní svoje povinnosti v souladu s vnitřními předpisy a s certifikací, kterou společnost má.
b) Dohlédněte i na to, že o plnění svých povinností vedou organizací předepsané záznamy.
On totiž soulad s požadavky normy je věcí celého managementu a ne jen kvaliťáka. Jestli si vedení plní svoje povinnosti a je to doložitelné důkazem (dokumentem, záznamem ve firemním ERP systému, v e-mailu a podobně), tak zpravidla není potřeba se na audit nějak speciálně připravovat. S vysokou pravděpodobností bude všechno podstatné zajištěno.
Tedy, organizační příprava auditu je potřeba vždy, ale vedení společnosti nebude muset na poslední chvíli zachraňovat věci, které měli fungovat po celý rok.
Zásada číslo 2
Když zásada 1 není naplněna, pak bude při auditu problém i když se připravíte. Přípravou můžete problém jen zmenšit.
Zásada číslo 3
Včas všem pracovníkům vysvětlete, že auditorovi se odpovídá na otázky věcně, pravdivě a úplně. To ale také znamená odpovídat jen na to, na co se auditor skutečně zeptal.
Není potřeba při odpovědi na jednu otázku dobrovolně otevírat několik dalších témat. Upovídaný pracovník může audit zbytečně zavést do oblastí, které s původní otázkou vůbec nesouvisely. Na druhou stranu není cílem nic zatajovat. Pokud se auditor na něco zeptá, musí dostat pravdivou odpověď.
Když tedy nastane situace, že se na audit připravovat musíte, pak je potřeba zkontrolovat a zajistit velké množství věcí. Níže si je
rozebereme.
Začátek auditu
Hlavní záležitosti, které je potřeba zajistit ještě před příjezdem auditora:
Stav opatření z předchozích auditů
Prověřte stav opatření, která byla definována během minulého auditu. Tohle je totiž jedna z prvních věcí po zahájení auditu, které auditor zkontroluje. Určitě nechcete, aby našel neshodu hned na začátku. Jestli něco není dokončeno tak zburcujte odpovědné osoby, řešte to, eskalujte to. Auditorovi totiž potřebujete předložit důkaz o provedení definovaných akcí a o vyhodnocení jejich účinnosti.
Informace pro vedení a účastníky auditu
Seznamte vedení společnosti a také další účastníky s rozsahem auditu. Hlavně o jaký audit se jedná a co se po nich vlastně bude chtít.
Termín
Dohodněte termín auditu tak, aby byli všichni potřební lidé k dispozici.
Prostory a vybavení
Zajistěte vhodné místo pro formální setkání. Obvykle budete potřebovat zasedací místnost a je dobré předem ověřit, že funguje projektor nebo obrazovka, připojení k internetu a všechno další, co budete během auditu potřebovat.
Myslete i na zdánlivé maličkosti. Třeba na to, jestli nebudete nosit kávu tak daleko, že po cestě vystydne, kde je nejbližší toaleta nebo kuřácký koutek. Nechcete, aby se vám auditor při hledání toalety potuloval po firmě a cestou náhodou objevil něco, co jste mu zrovna ukazovat neplánovali.
Plán auditu
Připravte plán auditu. Ideálně společně s auditorem. Plán má obsahovat informace o tom, co se bude auditovat a předpokládaný harmonogram auditu (co, kde, kdy a s kým).
Zahajovací a ukončovací schůzka
Z plánu s harmonogramem vyplyne i to, kdo by měl být na zahajovací schůzce, kdo se má na konci každého dne zúčastnit denního souhrnu a kdo má být na ukončovací schůzce. Nejméně na zahajovací a ukončovací schůzce by měl být zástupce nejvyššího vedení. Nejlépe jednatel nebo generální ředitel, protože tím auditorovi alespoň trochu ukážou takzvané zapojení vedení. Hlavně ale budou v obraze ohledně toho, co auditor bude chtít vidět a na konci dostanou z první ruky informaci o tom, co zjistil. Když opravdu nemohou přijít, je vhodné, aby tam byl alespoň jejich dobře informovaný zástupce a omluvil je. Přístup nejvyššího vedení auditorovi napoví, jak moc vážně to vedení společnosti s kvalitou myslí.
Potřeby auditora
Dále je třeba zajistit potřeby auditora nebo auditorů. Například pomoci s ubytováním, parkováním před firmou, zajištění stravování ve firmě v průběhu auditu. Možná i nějaký program na večer
Průběh auditu
Auditor je ve firmě, přivítali jste ho na recepci a jdete do připravené zasedačky. Auditor si odložil, možná jste si dali první kávu. Auditor se potřebuje seznámít s prostředím a tak následuje:
Prohlídka firmy
U auditu systému může prohlídka firmy proběhnout ještě před jeho oficiálním zahájením. Několikrát mě o ni požádal také auditor procesu, třeba když k nám přijel nový auditor nebo někdo od nově získaného zákazníka, který naši firmu ještě moc neznal.
Auditor tak má šanci seznámit se s prostředím společnosti, její velikostí, výrobním programem nebo poskytovanými službami.
Administrativa
Obvykle také ještě před zahajovacím meetingem. Projdete spolu základní informace o firmě, třeba počet zaměstnanců, směnnost provozů, často také právě dříve zmíněný stav nápravných opatření, proberete, jestli struktura a velikost firmy odpovídá tomu, co má auditor ve svých záznamech a podobně.
Zahajovací jednání
Je to vlastně taková schůzka s vedením, na které se navzájem představíte a to včetně představení toho, co společnost dělá.
Auditování podle plánu
Když jste si dali práci s časovým plánem a všechno běží dobře, tak si jen zapisujete svoje vlastní poznámky o tom, na co jste během auditu narazili a nebo co vás napadlo. Je to váš podklad pro pozdější diskuzi nad nálezy auditora před ukončovací schůzkou. A také pro vaši vlastní zprávu z auditu pro vedení společnosti. Poznámky si určitě pište, často mě to zachránilo při diskuzi s auditorem a nebo později při diskuzi s generálním ředitelem. Měl jsem se kam podívat a mohl jsem říct, jak nějaká sporná situace opravdu nastala nebo jak byla vyřešena.
Závěrečná schůzka
Osazenstvo je obvykle podobné jako na zahajovací schůzce. Auditor zpravidla shrne průběh auditu a představí jednotlivá zjištění.
Podle typu auditu a používaných pravidel může vysvětlit rozdíl mezi jednotlivými kategoriemi neshod, pozitivními zjištěními, doporučeními nebo dalšími typy nálezů.
Potom obvykle zmíní to pozitivní, co v průběhu auditu viděl, a následuje výčet neshod, dalších nálezů a doporučení. Také vysvětlí, jak a do kdy budete muset na jednotlivá zjištění reagovat.
Tady bývá poslední vhodná příležitost vyjasnit si případnou spornou neshodu. Pokud s nějakým zjištěním nesouhlasíte, je potřeba pochopit, z jakého konkrétního požadavku auditor vychází a jakým důkazem svoje zjištění podkládá. Pak má smysl věcně argumentovat.
Podle typu auditu a pravidel certifikačního orgánu může po představení závěrů následovat potvrzení nebo podpis příslušných dokumentů.Za společnost by měl být přítomen někdo, kdo má dostatečná oprávnění pro zajištění nápravných opatření. To znamená, že je oprávněn uvolnit potřebné zdroje pro nápravu – peníze, čas lidí a podobně. Obvykle je to jednatel společnosti nebo někdo s podobnou rozhodovací pravomocí.
Znovu připomínám, že by alespoň na ukončení auditu měl být zástupce nejvyššího vedení přítomen. A to vámi dopředu informován o průběhu auditu a o nálezech. To je jeden z případů, kdy se vám budou hodit vlastní poznámky o průběhu.
Zásady pro celý průběh auditu
Zachovejte klid a dekórum
Jste v roli styčného důstojníka mezi auditorem a vaší organizací. I vy dohlížíte a napomáháte tomu, že audit probíhá v klidu, bez zbytečných emocí.
Zajišťujte doprovod a reagujte na operativní změny plánu
Zajišťujete doprovod auditora po jednotlivých pracovištích, operativně řešíte změny v plánu auditu.
Pomáhejte s vysvětlením
Pomáháte vysvětlovat věci, které auditorovi nejsou jasné přímo z odpovědi auditovaného. Ale tady pozor na konkrétní situaci, vaším vstupem do vysvětlování můžete takzvaně „rozhodit“ auditovaného. Zvláště pokud je nezkušený a neví, co může nebo nemůže říkat. Necitlivé vstoupení do diskuze mezi auditorem a auditovaným může spustit nečekanou reakci auditovaného.
Obrušujte ostré hrany komunikace
Naprostá většina auditorů, se kterými jsem se za svou kariéru setkal byli profesionálové, kteří nešli aktivně do konfliktu a pokud někdy konflikt hrozil, snažili se ho v zárodku uklidnit. Problém bývá spíše na straně pracovníků auditované společnosti. Nemusí být na auditování zvyklí a může na ně působit zvýšený stres.
Ukončení auditu, po odjezdu auditora
Odjezdem auditora z firmy audit nekončí, protože zbývá ještě spousta práce.
Interní neoficiální zpráva o auditu
Sepište krátkou a výstižnou zprávu o provedeném auditu pro celé vedení a poděkujte v ní za podporu při auditu. Mám dobrou zkušenost s tím, když jsem do takového informačního mailu v bodech sepsal informace, které auditor označil za neshodu nebo jako doporučení a k tomu jsem připsal i to, o čem jsme s auditorem diskutovali a podařilo se nám naše stanovisko uhájit. I to, co se povedlo uhájit, může být potřeba vylepšit.
Nečekejte na oficiální zprávu od auditora
Začněte pracovat na zjištěných neshodách. Nečekejte až na oficiální zprávu z auditu, protože ta může přijít třeba i po týdnu a mezitím ztrácíte čas na analýzu příčiny neshody. Zbytečně se pak můžete dostat pod tlak termínů.
Dál komunikujte s auditorem
Pokračujte v komunikaci s auditorem. Je třeba s ním komunikovat nejméně do té doby, než vám potvrdí, že vámi definované analýzy a opatření akceptuje.
Analyzujte příčiny neshod
Zajistěte zpracování ověřitelné a uvěřitelné analýzy abyste mohli s týmem navrhnout relevantní opatření. Nezapomeňte, že po skončení jednoho auditu se blíží další. Analýzy příčin neshod a důkazy o provedení opatření budou prověřovány při dalším auditu. Využijte systematiku pro řešení neshod, kterou ve firmě využíváte. Jen pozor například při IATF 16949 auditu, zde je předepsaný způsob reportování přes aplikaci IATF CARA (Common Audit Report Application). Vždy se řiďte aktuálními pravidly příslušného certifikačního schématu a pokyny certifikačního orgánu, případně pokyny zákazníka. Ze zkušenosti vím, že auditor vám to rád vysvětlí. Ani on nechce zbytečné problémy s reportingem.
Závěr
Mojí motivací pro tento článek bylo sepsání hlavních bodů, činností, které jsou potřeba pro úspěšné provedení auditu a tím se vnitřně připravit na další kola auditů, které mě čekají v září a listopadu. I když tento článek není vyčerpávající návod k zajištění auditu ze strany manažera kvality, snad i vám přinese nějaký užitek.
Napsat komentář