Za svoji kariéru jsem se mnohokrát setkal s přístupem, kdy vedení společnosti mělo pocit, že vše , co je nějak spojené s auditem je záležitostí pouze kvaliťáka. Takový přístup ale ukazuje na nepochopení role auditu a systému managementu jako celku. Každý audit je záležitostí, kterou má vedení společnosti brát opravdu vážně a hned si řekneme proč.
Dobře provedený audit poskytne informace o fungování jednotlivých částí firmy. Jestli se někde objevují chyby, jestli všichni vědí, co mají dělat, jestli výsledky jednotlivých činností mají svého příjemce a jsou tedy skutečně pro něco využity. Už několikrát jsem se setkal s tím, že výsledek něčí činnosti, třeba nějaký pěkný dokument se vytiskl, podepsal, naskenoval a pečlivě uložil. Papírový dokument do šanonu a elektronická kopie na síťový disk. Jediná „malá“ vada na kráse byla, že to nikdo nikdy nepotřeboval.
Správně zorganizovaný a provedený audit tedy vedení ukáže, jestli
jsou procesy ve vaší společnosti nastaveny správně, případně upozorní na slabší stránky a možnosti ke zlepšení. Třeba právě na to, zda se někde nehromadí papíry, nebo ještě hůře, jestli se někde nehromadí skladové zásoby, zmetky či nevyřízené úkoly. Správný audit může odhalit i to, jestli je to nejdražší, tedy zpravidla zaměstnanci, využíváno ke smysluplné činnosti, za kterou je zákazník ochoten zaplatit.
Jedno ze základních rozdělení auditů je na „interní“ a „externí“ audit. Dále v tomto článku se budu věnovat auditu externímu. Konkrétně půjde o případ, že nějaký externí auditor přijede k nám do firmy.
(Pokračování textu…)